Несколько общих советов по обращению с электронной почтой

Несколько общих советов по обращению с электронной почтой

6 лет назад, когда у меня только появился Интернет, я завела себе почтовый ящик на ya.ru по совету первого знакомого по аське. Имя у ящика было очень выразительное, передающее мои интересы в студенческую пору, так что впоследствии его заменил другой, теперь уже на mail.ru, с менее вызывающим названием.

Но ящик на яндексе никуда не пропал. На него приходят две рассылки, сообщения из одного сообщества на li.ru (тоже следы старой жизни) и гора спама. Хотя у меня есть подозрение, что многие люди знают именно его, а не новый. Поэтому ящик я так и не забросила и довольно часто его проверяла… до начала осени. Потом как-то все стало некогда, появился блог, мысль о нем приходила примерно раз в месяц. Сегодня, когда муки совести превысили болевой порог, я решила туда наконец зайти. За полгода там скопилось около 400 писем разной направленности. Часть из них было спамом, а спам-фильтр отловил всего 28. Конечно, все их открывать я не стала, только просмотрела колонку «от кого». Хотя, если бы следила за письмами сразу, открыла бы почти все. На проверку всех писем на предмет важности ушло около часа. Именно этими событиями и навеян сегодняшний пост о том, как обращаться с электронной почтой, чтобы с вами не случилось того же, что и со мной.

  1. Выделите конкретное время на проверку почтового ящика. Например, его можно проверять дважды в день, ближе к началу рабочего дня и ближе к концу. Не проверяйте почту каждую минуту!
  2. Не открывайте почтовый ящик, прежде чем не выполните главные задачи (или самую важную задачу) из списка дел. Чтение писем отвлечет вас и рассеет ваше внимание и мотивацию.
  3. Если письмо требует срочных действий — выполните их до того, как переходить к следующему. Если вы отложите важное письмо, мысли о нем будут отвлекать вас, пока вы не вернетесь и не закончите с ним.
  4. Если письмо не требует срочного ответа, а вы еще не знаете, что написать, закройте его. Чаще всего, в этот разряд попадают письма от друзей или родственников, так что на них вы сможете ответить после окончания работы.
  5. Используйте папки для разных писем. Я вот не пользуюсь, но уверена, что людям, которым приходит в день множество писем, это очень помогает.
  6. Отключите уведомления о письмах (только если вы не ждете срочного письма). Получив сообщение, вы захотите его сразу прочитать, отвлечетесь и потом с трудом вернетесь к работе. Не беспокойтесь, ведь у вас будет выделенное время на проверку писем.
  7. Подумайте, действительно ли вы читаете все подписанные рассылки? Если есть те, которые вы не читаете, потратьте единоразово какое-то время, чтобы отписаться от них, и чтобы они не захламляли почтовый ящик. Я так и сделала в свое время. Теперь отпишусь и от последних.
  8. Для обработки писем полезно использовать горячие клавиши, шаблоны и другие инструменты, призванные облегчить жизнь владельца почтового ящика.
  9. Но ведь у вас не один почтовый ящик? Если вы пользуетесь несколькими, есть отличный способ решить проблему траты лишнего времени на открытие и проверку каждого из них. Для этого вам понадобится завести аккаунт на gmail, который позволяет настроить прием почты из других ящиков на ящик от Google. Подробнее об этом на блоге Google.

А как у вас дела с почтой?

Английский по Скайпу в онлайн-школе Инглекс
4 комментария
  1. Да, выбрать время, чтобы отписаться от рассылок, трудновато)). А сама я недавно слила все свои почтовые ящики в один — так намного удобнее.
    Надо еще попробовать распределитьих по папкам…

  2. MMONSTERR [MM]:

    если почту проверяют очень часто (не ожидая чего-то конкретного), то это болезнь такая

  3. Добавлю:
    Под каждое дело заводите отдельный ящик — кончилось дело — ящик закрыт, спам не беспокоит
    Под рассылки тоже надо завести ящик, чтобы потом его можно было закрыть, ибо как закрыть рассылку — можно и не вспомнить…
    А чтобы не проверять все ящики можно настроить переадресацию

    Спасибо интересная тема,
    Правда я ни когда не был наркоманом от e-mail

  4. Evgeniy:

    Другой совет могу дать:
    1. Завести ДВА почтовых ящика на GMAIL.com (фильтрует 90% спама)
    Первый для работы, а второй для всего остального (регистрация на сайте, подписки и т.п.)
    2. Настроить Фильтры. В gmail можно прекрасно настроить фильтры: сортировка по категориям, отмечать как важные или сразу удалять в корзину по адресам или ключевым словам.
    3. Отписываться от рассылок. Внизу каждого письма есть ссылка «отписаться» или «unsubscribe»

    Вот и все. Очень удобно!

Оставить комментарий:

© 2008—2015 IMPROVE-ME.RU — саморазвитие, личностный рост и достижение успеха!
Перепечатка материалов возможна только при наличии прямой ссылки на improve-me.ru.